تفاوت چاپ و نشر در این است که چاپ به تولید نسخه فیزیکی اثر مربوط می‌شود، در حالی که نشر مجموعه گسترده‌تری از تصمیم‌ها درباره آماده‌سازی، ارائه و رساندن اثر به مخاطب را در بر می‌گیرد. ویرایش، طراحی، برنامه انتشار و توزیع می‌توانند بخشی از فرایند نشر باشند و چاپ یکی از مراحل آن باشد. به همین دلیل، سفارش چاپ یک کتاب الزاماً به معنای انجام تمام کارهای انتشار آن نیست. فردی که فایل آماده دارد باید مشخص کند از تأمین‌کننده دقیقاً چه خدمتی می‌خواهد: اصلاح فایل، صفحه‌آرایی، چاپ، صحافی یا تحویل نسخه‌ها. شناخت انواع چاپ کتاب برای تصمیم فنی مفید است، اما مسئولیت بررسی نهایی محتوا و هماهنگی مراحل باید جداگانه روشن شود. همچنین در آماده‌سازی فایل، اندازه صفحه، کیفیت تصاویر و حاشیه‌های لازم کنترل می‌شوند؛ این کار جایگزین ویرایش علمی یا ادبی متن نیست. اگر هدف تولید یک کاتالوگ یا دفترچه محصول است، همین تفکیک کمک می‌کند وظایف نویسنده، طراح و چاپخانه با هم اشتباه نشوند. پیش از شروع، خروجی هر مرحله و مسئول تأیید آن را مشخص کنید. این شفافیت احتمال دوباره‌کاری را کاهش می‌دهد و اجازه می‌دهد قیمت و زمان تحویل بر اساس دامنه واقعی خدمات مقایسه شوند، نه صرفاً استفاده از عنوان کلی چاپ و نشر در یک پیشنهاد. در یک پروژه کتاب، بهتر است تحویل متن ویرایش‌شده، فایل صفحه‌بندی و نسخه آماده تولید نقاط جداگانه‌ای داشته باشند. مسئولیت تأیید هر مرحله مانع از آن می‌شود که اصلاح محتوایی در آخرین لحظه به عنوان ایراد چاپ مطرح شود. این تفکیک برای زمان‌بندی و توافق درباره دامنه کار نیز کاربرد دارد.